「備存良好的商業紀錄管理系統」認證準則，旨在要求公司妥善管理重要的商業紀錄，使紀錄得以完整及準確地保存，特別是與進出口貨物相關的文件、牌照及許可證等。

為此，公司須建立一套完善的商業紀錄管理系統，當中包括對各類紀錄的分級、存取限制、存檔安排、提存備份程序、銷毀期限及要求等；而定期對系統及紀錄進行內部審計更是尤其重要。

首先，公司須對各類紀錄分級，例如普通、限閱和機密等，並透過實質的保安措施，限制相關紀錄的存取。例如，存放紙本紀錄於上鎖的檔案櫃或檔案室內，並由指定人員控制進出，以及為電子紀錄系統設置密碼連同智能卡身份識別等，以防止未獲授權人士擅自存取。

另外，公司須訂明各項紀錄的備份時效及存取方式，並制定銷毀過時紀錄程序，例如委派指定人員，監察備份存放和紀錄銷毀情況。

最後，公司須定期對系統和紀錄進行內部審核，委派內部審核人員，審視各項管理措施是否得以貫徹執行，以及紀錄是否完整及準確，再透過內部審核結果，審視不足之處，加以改善。