「备存良好的商业纪录管理系统」认证准则，旨在要求公司妥善管理重要的商业纪录，使纪录得以完整及准确地保存，特别是与进出口货物相关的文件、牌照及许可证等。

为此，公司须建立一套完善的商业纪录管理系统，当中包括对各类纪录的分级、存取限制、存档安排、提存备份程序、销毁期限及要求等；而定期对系统及纪录进行内部审计更是尤其重要。

首先，公司须对各类纪录分级，例如普通、限阅和机密等，并透过实质的保安措施，限制相关纪录的存取。例如，存放纸本纪录于上锁的档案柜或档案室内，并由指定人员控制进出，以及为电子纪录系统设置密码连同智能卡身份识别等，以防止未获授权人士擅自存取。

另外，公司须订明各项纪录的备份时效及存取方式，并制定销毁过时纪录程序，例如委派指定人员，监察备份存放和纪录销毁情况。

最后，公司须定期对系统和纪录进行内部审核，委派内部审核人员，审视各项管理措施是否得以贯彻执行，以及纪录是否完整及准确，再透过内部审核结果，审视不足之处，加以改善。